エクセルを使用した在宅医療の管理は、担当者間での入力のずれや在庫管理の不正確さ、請求ミスなど、多くの課題を抱えていました。
弊社システムの導入により、請求書や確認書の一括出力が可能になり、患者情報や機器管理も一元化。さらに、各種データへのアクセスが容易になったことで、業務効率が大幅に改善。
本インタビューでは、システム導入いただいたマリヤ医科興業株式会社様の具体的な改善効果と、今後の展望について詳しく伺いました。システム導入を検討している方には、有益な情報が得られる内容になっていますので、ぜひ最後までご覧になってください。
システム導入までの経緯と背景
システム導入はどのように決まったのでしょうか？
山本様
上層部で決められた形でした。決裁者も業界経験が長く、必要なものや求められる機能について検索をしていた中で、貴社のシステムがヒットしたようです。
導入前に直面していた具体的な課題
システム導入前は、どのような課題がありましたか？
山本様
在宅医療の管理はエクセルで行っていました。担当者が2人いると、考え方の違いや入力のタイミングのずれで、様々な問題が発生していました。
例えば、患者さんへの機器設置情報が古かったり、実際には返却済みの機器が管理上まだ残っていたりするなど、在庫管理の正確性に課題がありました。
例えば、患者さんへの機器設置情報が古かったり、実際には返却済みの機器が管理上まだ残っていたりするなど、在庫管理の正確性に課題がありました。
請求業務での課題はありましたか？
山本様
はい、請求に関しても問題がありました。
例えば、請求中止の連絡を受けていたにもかかわらず、リストから削除し忘れて請求してしまうことがありました。
そういったミスが重なると、得意先との信頼関係に影響が出てしまい、それが一番大きな問題でした。
例えば、請求中止の連絡を受けていたにもかかわらず、リストから削除し忘れて請求してしまうことがありました。
そういったミスが重なると、得意先との信頼関係に影響が出てしまい、それが一番大きな問題でした。
未受診の場合の請求管理はどのようにされていたのですか？
山本様
基本的には病院側で確認をしていただき、よほどの理由がない限り請求を行う方針にしています。
システム導入による具体的な改善と成果
システムを導入して、具体的にどのような点が改善されましたか？
山本様
最も大きな改善点は、締めの作業が効率化されたことです。リストが一括で出力でき、確認書も即座に発行できるようになりました。
以前は各担当者が個別に請求書や確認書を作成していましたが、今は都度データを整理しておけば、一つ一つ再確認する手間が省けます。
以前は各担当者が個別に請求書や確認書を作成していましたが、今は都度データを整理しておけば、一つ一つ再確認する手間が省けます。
データ管理面での改善点はありますか？
山本様
はい、稼働台数の管理が一元化できるようになりました。以前はエクセルで個別に作成する必要がありましたが、今はシステムで一括管理ができます。
東様
お客様の連絡先やプロフィールなども、以前は全て別々のエクセルファイルで管理していましたが、今は患者管理画面で一元的に確認できるようになりました。
情報へのアクセスは改善されましたか？
山本様
非常に便利になりました。以前は必要な情報を探すのに、様々なフォルダーを検索する必要がありました。
今は患者管理画面を開けば、患者さんの情報や設置している機器など、全ての情報が一括で確認できます。
今は患者管理画面を開けば、患者さんの情報や設置している機器など、全ての情報が一括で確認できます。
東様
事務方としても、最終的なデータだけを扱えばよくなり、途中経過のエクセルファイルを確認する必要がなくなりました。
本当に全ての情報が集約されて管理できるようになっているので、助かっています。
本当に全ての情報が集約されて管理できるようになっているので、助かっています。
現在の運用状況と今後の課題
現在のシステム運用状況はいかがでしょうか？
東様
まだ手探りの状態で、システムの使用方法を確立できていない部分があります。
山本様
今後さらにデータを整理していけば、もっと使いやすくなるだろうという期待はあります。
東様
データも綺麗に整えて、ルーティーンできるようになっていけば、連携も取りやすくなるので理想的ですね。
システム導入からどのくらい経過していますか？
山本様
ワンサイクルが1ヶ月なので、まだ1回目が終わったところです。2回目のサイクルに入ろうとしている段階です。
業務を進める中で新たな課題も見つかってきており、半年から1年くらいかけて運用を確立していければと考えています。
業務を進める中で新たな課題も見つかってきており、半年から1年くらいかけて運用を確立していければと考えています。
サポート体制に関するご要望と提案
弊社のサポート体制について、何か要望や不安はありますか？
山本様
営業職のため、システムを使用するのは朝早くか夜遅くになることが多いんです。
夜7時頃に操作していて疑問が生じた時、電話をしていいものかどうか迷ってしまいます。
サポートセンターの受付時間を広げていただき、時間外の問い合わせ先も用意していただけると助かります。
ガス機器ディーラーは夜遅い対応が多いので、遅めの時間でも連絡が取れる窓口があるとありがたいですね。
夜7時頃に操作していて疑問が生じた時、電話をしていいものかどうか迷ってしまいます。
サポートセンターの受付時間を広げていただき、時間外の問い合わせ先も用意していただけると助かります。
ガス機器ディーラーは夜遅い対応が多いので、遅めの時間でも連絡が取れる窓口があるとありがたいですね。
対面でのサポートについてはいかがですか？
山本様
実際に来ていただいての説明が一番分かりやすいです。
1人で作業していると、何にどう紐づいているのか分からなくなって、悪循環になることがあります。
登録方法を思い出すのに時間がかかることもあるので、直接のサポートは非常に助かっています。
特に直接サポートのおかげで自分をアップデートでき、日々聞ける内容も濃くなったと感じました。
1人で作業していると、何にどう紐づいているのか分からなくなって、悪循環になることがあります。
登録方法を思い出すのに時間がかかることもあるので、直接のサポートは非常に助かっています。
特に直接サポートのおかげで自分をアップデートでき、日々聞ける内容も濃くなったと感じました。
メールの問い合わせ、回答に関してはいかがでしたでしょうか。疑問点は解消できましたか？
山本様
最初は恐る恐るというところもありましたが、解決できましたし、納得いく部分もありました。
東様
私も対面サポートがあった方が安心して利用ができると思います。
サイアスに期待される今後の展望と効果
今後、システムにどのような機能があるといいですか？
山本様
バーコードでの読み取り機能＊１や、点検報告書の電子化＊２があるといいですね。
入力画面で記入して、その場でサインをもらえるようなタブレット機能があれば理想的です。
紙ベースの作業は大変なので、指示書なども電子的に添付できる現在のシステムは助かっています。
入力画面で記入して、その場でサインをもらえるようなタブレット機能があれば理想的です。
紙ベースの作業は大変なので、指示書なども電子的に添付できる現在のシステムは助かっています。
（＊１）SmartHS：iOSアプリにて開発中
（＊２）タブレット点検：お客様ごとの書式があるため、個別開発にて承り中
（＊２）タブレット点検：お客様ごとの書式があるため、個別開発にて承り中
現在、バーコードでの読み取り機能としてSmartHSというアプリを、iOSで使用できるように開発中です。さらに、点検報告書の電子化につきましては、お客様ごとの書式があるため、個別開発にて承り中です。
山本様
将来的にそういった機能が実装されれば、誰でも同じように作業ができるようになると思います。
基本的な入力は事前に済ませておき、現場では確認とサインをもらうだけ、というような効率化ができれば、専任者の同行も不要になるかもしれません。
現状では、点検作業や請求の突き合わせなどが特定の担当者に依存している状態です。
まずは、在宅医療システムを使って請求業務の棚卸しから始めていければと考えています。
基本的な入力は事前に済ませておき、現場では確認とサインをもらうだけ、というような効率化ができれば、専任者の同行も不要になるかもしれません。
現状では、点検作業や請求の突き合わせなどが特定の担当者に依存している状態です。
まずは、在宅医療システムを使って請求業務の棚卸しから始めていければと考えています。